Was ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Personal- und Organisationsberatung bzw. Kommunalberatung?
Das Verwaltungsreform21-Teamist für Kommunen und ihre Betriebe der qualifizierte Ansprechpartner in der Personal- und Organisationsberatung.
Vertrauen und Diskretion sind die Basis und der Schlüssel unserer langjährigen Zusammenarbeit mit Kommunen.
Wir beraten und unterstützen Sie vor Ort mit zukunftsorientierten und wirtschaftlichen Problemlösungen.
Wir begleitenVeränderungsprozesse und sichern damit den Erfolg langfristig.
Mit unserem berufserfahrenen, interdisziplinären Team bieten wir professionelle Dienstleistungen von der Konzeptentwicklung bis zur praktischen Umsetzung.
Wir erarbeiten mit Ihnen flexible und ganzheitliche Lösungen.
Wir bieten Ihnen bei komplexen Fragestellungen optimalen Nutzen durch maßgeschneiderte und individuelle Lösungen.
Wir helfen sofort und bauen Brücken.
Ihr Team Verwaltungsreform21 – Büro für Personal- und Organisationsberatung – Kommunalberatung Thomas Fedrow
Versorgungsbetriebe und Stadtwerke im Fokus – Stellenbewertung nach TV-V, Überleitung in den TV-V, Betriebsvereinbarungen nach TV-V: Personalberatung – Unternehmensberatung für Kommunen und ihre Öffentlichen Betriebe
Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer von Stadtwerken sind oft mit vielen Fragen beschäftigt: Technik & Innovationen wie intelligente Stromnetze – Smart Grid I Regulierungsmanagement I Controlling I Verwaltung I Personal und nicht zu vergessen die Freuden des „harten Wettbewerbs und der Regulierung“. Auch die Stellenbewertung ist ein wichtiger Baustein, um Arbeitszufriedenheit und eine faire Bezahlung zu sicher. Der TV-V gilt seit über 20 Jahren als spartenspezifischer Tarifvertrag für die Versorgungsbetriebe. Er gilt u.a. für Stadtwerke, wenn wir auf Kommunen sehen. Seine Anwendung geht aber weit über die Versorgung hinaus, z.B. für Klärwerke, Bäder (Freibad, Hallenbad), Verkehrsbetriebe, Wasserwerke und Wasserverbände, Abfallwirtschaft, Entsorgungsbetriebe oder Müllabfuhr-Zweckverbande.
Verwaltungsreform21 – Büro für Personal- und Organisationsberatung: Partner der Stadtwerke
Mobil: 0160/3210967 I post@verwaltungsreform21.de T
Tätigkeiten und Funktionen in Versorgungsbetrieben (TV-V):
Kaufmännischer Bereich:
– Regulierungsmanager / Regulierungsmanagement (Verfahren der Bundesnetzagentur / BNetzA, ggf. über Landesregulierungskammer im Vereinfachten Verfahren: Stromnetzbetrieb: Vereinfachtes Verfahren nach § 24 ARegV, wenn es unter 30.000 Anschlüsse sind bzw. im Gasnetzbetrieb: Regelverfahren, wenn es unter 15.000 Anschlüsse sind; ansonsten Regelverfahren mit der BNetzA);
– Manager für Marktkommunikation, Manager für Lieferantwechsel Vertrieb, (Lieferantenprozesswechsel / GPKE, Wechselprozesse / MPES, Wechselprozesse im Messwesen / WiM, Marktkommunikation / MaKo;
– Manager für den Markprozess Netze (Netzbetreiberwechsel)
– Bilanzkreismanager (Bilanzkreisrechnung / MaBiS) oder Energiedatenmanager (Energiedatenmanagement)
– Facharbeiter, Techniker, Meister, Monteure, Handwerker (v.a. Montagearbeiten von diesen Personen in Netzen bzw. Anlagen wie Gas, Wasser, Fernheizung, Kabel, Freileitung) als Anlagen-Meister oder Netzmeister (sog. Handwerksmeister: Elektrotechniker, Metallbauer, Installateure und Heizungsbauer, Maler und Lackierer) und Industriemeister (z.B. Industriemeister – Elektrotechnik, -Leitungsbau, -Rohrnetzbau/Betrieb, -Wassermeister), Ingenieure
– Ingenieur für Wasserwirtschaft, Umwelttechnik (Bachelor/Master)
– Bauingenieur Tiefbau / Wasser / Versorgung
– Water Technologie / Master of Engineering
– Wassertechnologie / Boden
– laufender Betrieb, Anlagen- und Netzbau
Weitere Beispiele nach dem TV-V (weitere Fallgruppen):
2.1 Reinigen von Werkstätten und Labors 2.2 Einfache Bürotätigkeiten (wie Führen von einfachen Listen, Mithilfe bei der Postabfertigung, Registratur, Fotokopieren)
2.3 Tätigkeit als Bote
3.1 Tätigkeiten als Messgehilfe
3.2 Tätigkeiten als Zählerableser
3.3 Tätigkeiten als Pförtner
3.4 Tätigkeiten als Telefonist
4.3.1 Verwaltung von Lagern und Magazinen
4.3.2 Tätigkeiten als Fahrer von Kraftfahrzeugen
4.3.3 Tätigkeiten als Schreibkraft
4.3.4 Montagearbeiten in Netzen
(Gas, Wasser, Fernheizung, Kabel, Freileitung)
5.4.1. Bedienen und Überwachen von Kraftwerksmaschinen 5.4.2. Tätigkeiten als Schaltwart 5.4.3. Tätigkeiten als Wasserwart 5.4.4. Tätigkeiten als geprüfter Kesselwärter 5.4.5. Tätigkeiten als Fahrer von Kraftfahrzeugen mit mehr als 7,5 t zulässigem Gesamtgewicht 5.4.6. Fahren und Bedienen von Spezialkraftfahrzeugen (wie Kraftfahrzeug mit komplizierten Arbeitsmaschinen) 5.4.7. Montagearbeiten in Netzen (Gas, Wasser, Fernheizung, Kabel, Freileitung) 5.4.8. Tätigkeiten als kaufmännischer Sachbearbeiter
6.4.1 Handwerks- und Industriemeister mit entsprechenden Tätigkeiten
6.4.2 Staatlich geprüfte Techniker mit entsprechenden Tätigkeiten
6.4.3 Technische Assistenten mit entsprechenden Tätigkeiten
7.4.1 Handwerks- und Industriemeister mit fachlicher Aufsicht über Handwerker oder Facharbeiter 7.4.2 Handwerks- und Industriemeister, die die Voraussetzungen der Ausbildereignungs-Verordnung erfüllen und in der Berufsausbildung entsprechend tätig sind 7.4.3 Komplizierte Instandhaltungs-, Reparatur- und Überholungsarbeiten an Hochspannungs- und Hochleistungsschaltgeräten oder leittechnischen Anlagen von mindestens 110 KV 7.4.4 Versorgungstechnische, vertragsrechtliche und energiewirtschaftliche Kundenberatung 7.4.5 An- und Abfahren aller Kraftwerksanlagen und Eingreifen bei Störungen als Kraftwerker mit Kraftwerkerprüfung
8.4.1 Handwerks- und Industriemeister, die große Arbeitsstätten (Bereiche, Werkstätten, Abteilungen oder Betriebe) fachlich beaufsichtigen, in denen Handwerker oder Facharbeiter beschäftigt sind
8.4.2 An- und Abfahren von Kraftwerksblöcken mit einer Leistung von mehr als 100 MW und Eingreifen bei Störungen als Kraftwerker mit Kraftwerkerprüfung
8.4.3 Erstellen von Kostenangeboten und Bearbeiten von Versorgungsanfragen in mehreren Energiesparten
8.4.4 Selbständiges Anfertigen, Ändern und Pflegen von DV-Programmen und DV-Programmbausteinen
9.4.1 Handwerks- und Industriemeister, die ausdrücklich zu Leitern von großen Arbeitsstätten, in denen Handwerker oder Facharbeiter beschäftigt sind, bestellt sind 9.4.2 Bau und Betrieb von Netzen einschließlich Personal- und Materialeinsatz 9.4.3 Abschließende Bearbeitung und Zuordnung von aktivierungspflichtigen und nicht aktivierungspflichtigen Aufträgen und deren Weiterberechnung 9.4.4 Abrechnung von schwierigen und speziellen Verträgen der Sonderabnehmer 9.4.5 Selbständiges Anfertigen, Ändern und Pflegen von DV-Programmen und DV-Programmbausteinen mittleren Schwierigkeitsgrades
10.3.1 Versorgungstechnische, vertragsrechtliche und energiewirtschaftliche Kundenberatung der Sonderabnehmer 10.3.2 Kostenrechnungen, Kostenanalysen, Kalkulationen und Wirtschaftlichkeitsberechnungen 10.3.3 Bearbeiten von schwierigen Aufgaben in der Finanz-/Anlagenbuchhaltung (Kontierungen, Wertberichtigungen und Abschreibungen) mit Jahresabschlussarbeiten (Bilanz, GuV) 10.3.4 Alleinverantwortliche Überwachung von Energieerzeugungsanlagen 10.3.5 Selbständiges Anfertigen, Ändern und Pflegen von DV-Programmen und DV-Programmbausteinen hohen Schwierigkeitsgrades 10.3.6 Asset-Manager 10.3.7 Bilanzkreismanager
11.4.1 Ermittlung von bereichsübergreifenden Vergleichszahlen, Soll-/Ist-Vergleich und Anwendungsanalysen als Controller 11.4.2 Analysieren, Testen und Einführen von DV-Systemen und deren Wartung als DV-Organisator 11.4.3 Analysieren, Planen, Implementieren und Kontrollieren von Betriebssystemen von Standardsoftware als Systemprogrammierer 11.4.4 Bauleitung von besonders schwierigen Neu- und Erweiterungsbauten im Strom-, Gas-, Wasser- oder Fernwärmenetz 11.4.5 Entwurf, Vortrassierung und Ausschreibung von Leitungs- und Tiefbauprojekten im MS- und HS-Netz von besonderer Schwierigkeit
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Bewertung von Beamtenstellen – Das analytische Bewertungsverfahren
Zu unterscheiden ist bei:
Beamte = analytisches Bewertungsverfahren der Eingruppierung nach Verwaltungsreform21
Beschäftigte = Tätigkeitsmerkmale für summarisches Verfahren der Eingruppierung
Nach § 18 Bundesbesoldungsgesetz (BBesG) sind die Funktionen der Beamten und Soldaten nach den mit ihnen verbundenen Anforderungen sachgerecht zu bewerten und Laufbahnämtern zuzuordnen.
Analytische Verfahren sind dadurch gekennzeichnet, dass die verschiedenen mit der Wahrnehmung einer Stelle verbundenen Anforderungen jede für sich erfasst und bewertet werden. Aus diesen Teilbewertungen wird in einem zweiten Schritt nach einer vorgegebenen Systematik und unter Einbeziehung des unterschiedlichen Gewichts der einzelnen Anforderungen die Gesamtbewertung entwickelt.
Zur Bewertung von Dienstposten gibt es verschiedene Modelle. Die Dienstpostenbewertung von Verwaltungsreform21 und div. Bewertungsmodelle der Gemeindeprüfung bzw. Rechnungshöfe sind vergleichbar. Die Modelle umfassen oft fünf bis sieben Bewertungsmerkmale, wie auch das Modell von Verwaltungsreform21:
Schwierigkeitsgrad der Informationsverarbeitung / Quantität und Qualität Schwierigkeitsgrad der dienstlichen Beziehungen / Kommunikation
Grad der Selbständigkeit (ohne Anweisung aus eigenem Antrieb)
Grad der Verantwortung (durch die Aufgabe, Ressourcen, Ergebnisse und Führung und Leitung)
Grad des Kraftaufwands bei manuellen Diensten (v.a. einfacher Dienst)
Grad der Vor- und Ausbildung
Grad der Erfahrung in dieser Funktion / anderen Funktionen
Diese Bewertungsmerkmale werden – je nach Modell – entsprechend ihrer Bedeutung unterschiedlich gewichtet. Jedes Bewertungsmerkmal wiederum wird inhaltlich durch Bestimmungsgrößen von Verwaltungsreform21 (weitere Kriterien) definiert, in Beziehung gebracht und in Schwierigkeitsstufen untergliedert. Die einzelnen Schwierigkeiten werden durch Erläuterungen zu den Stufen erneut konkretisiert und mit Stufenwertepunkten versehen. Mit Hilfe des jeweiligen Bewertungsmodells können die Anforderungen aus der Wahrnehmung der Ressourcenverantwortung, die sich im Rahmen des Neuen Steuerungsmodells / Kommunalen Steuerungsmodells ergeben, erfasst und bewertet.
Im Zusammenhang der Bewertungskriterien von Verwaltungsreform21erfordern einige Bewertungsmerkmale eine differenzierte Betrachtung (z. B. beim Schwierigkeitsgrad der Informationsverarbeitung, Schwierigkeitsgrad der dienstlichen Kommunikation, Grad der Verantwortung, Ausführungsverantwortung, Leitungsverantwortung bzw. Ressourcenverantwortung).
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Die EU-Entgelttransparenz-Richtlinie (EU-ETRL) bzw. das (fehlende) Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) in Deutschland: EU-Recht in Kraft: ab 08. Juni 2026
Was sind die Auswirkungen der EU-Entgelttransparenz-Richtlinie (EU-ETRL) ab Inkrafttreten zum 08. Juni 2026 hinaus über das deutsche Recht(Entgelttransparenzgesetzes vom 05.07.2021)?Was sollte der öffentliche Arbeitgeber jetzt veranlassen bzw. gewähren?
1.) Bewerber und Bewerberinnen haben Anspruch auf Informationen zum Einstiegsgehalt oder zur Gehaltsspanne für gleichgelagerte Arbeitsplätze (Stellen) bei Ihnen.
Also: Der öffentliche Arbeitgeber informiert die Kandidaten im Bewerbungsgespräch über das Einstiegsentgelt der in Frage stehenden offenen Arbeitsstelle oder dessen Spanne und die einschlägigen Bestimmungen des TVöD, TV-L, TV-V bzw. des einschlägigen Tarifvertrages.
2.) Der Arbeitgeber darf beim Einstellungsgespräch nicht nach der Vergütung des alten Arbeitgebers des Bewerbers fragen!
Also: Der öffentliche Arbeitgeber stellt keine Fragen nach der Entwicklung der Bezahlung laufender oder früheren Beschäftigungsverhältnisse des Kandidaten.
3.) Es ist möglich, dass im Extremfall Ihre „Verschwiegenheitsabsprachen“ zum Gehalt aktueller Beschäftigter nicht mehr gültig sind!
Also – unser Vorschlag: Der öffentliche Arbeitgeber versucht möglichst anonym zu antworten, sodass ggf. die Clusterstelle oder Funktionsstelle mit deren Vergütung genannt wird.
4.) Beschäftigte erhalten umfassende Auskunftsrechte über Vergleichsgehälter von Cluster-Gruppen in Ihrem Bertrieb.
Also: Der öffentliche Arbeitgeber stellt die einschlägigen Bestimmungen des TVöD, TV-L, TV-V bzw. des einschlägigen Tarifvertrages samt der Entgelttabellen zur Verfügung.
5.) Der Arbeitgeber muss objektive und nachvollziehbare Vergütungssysteme haben, was bei TV-V, TVöD bzw. sonstigen an öffentliche Tarife gebunde Arbeitgeber kein Problem ist, da die Entgeltgruppen im Bewertungsrecht wie in den Entgelttabellen klar geregelt sind. Insbesondere sind unterschiedliche Eingruppierung anhand von Stellenbewertungen differenziert vorzulegen.
Ist die Stellenbeschreibung und die Stellenbewertung die Lösung zur Einhaltung der Vorgaben durch die EU-ETRL bzw. das (fehlende) Entgelttransparenzgesetz in Deutschland? Welche Rechte und Pflichten sind neu?
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU-ETRL) verlangt ein Vergütungssystem, das gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit gewährleistet. Zulässig sind geschlechtsneutrale Kriterien wie Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen (Art. 4 Abs. 1 EntgTranspRL).
Wichtig ist, dass bereits ein einzelner besser bezahlter „Vergleichsmitarbeiter“ in einem gleichgelagerten Cluster oder einer „Aufgabenfamilie“ künftig ausreichen kann, um eine Diskriminierungsvermutung auszulösen, was der Arbeitgeber ausräumen muss.
Es ist festgelegt, dass nicht der Beschäftigte beweisen muss, dass eine Benachteiligung vorliegt, sondern der Arbeitgeber muss nachweisen, warum Gehaltsunterschiede „sachlich gerechtfertigt sind“, das heißt wiederum, dass es auf die sachgerechte Erarbeitung einer individuellen Stellenbeschreibung und sachgerechten Stellenbewertung nach dem richtigen Tarifvertrag ankommt!
Bei Uneinigkeit über sog. „Entgeltbenachteiligung“ ist der Arbeitgeber also nachweispflichtig.
Benachteiligte Beschäftigte können etwa entgangenes Entgelt und immateriellen Schaden ersetzt verlangen. Im Zweifel muss stets der Arbeitgeber belegen, dass die unterschiedliche Vergütung sachlich gerechtfertigt ist (Art. 16 EntgTranspRL). Dokumentieren Sie jede Vergütungsentscheidung in der Personalakte nach dem Tenor: „Weshalb eine Erhöhung gewährt oder abgelehnt wurde“.
Welche Auskunftsansprüche hat Ihr Beschäftigter bzw. Arbeitnehmer?
Die Beschäftigten erhalten jetzt deutlich stärkere Auskunftsrechte. Sie können Auskunft über das nach Geschlechtern aufgeschlüsselte Durchschnittsentgelt vergleichbarer Beschäftigter verlangen. Dieses Recht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße; bisher setzte das deutsche Recht erst bei 200 Beschäftigten an (Art. 7 EntgTranspRL).
Ist eine geübte Praxis der „tatsächlichen Vergütung“ der Beschäftigten problematisch?
Ja, durch z.B. historisch gewachsene Vergütungsunterschiede bisheriger „altgedienter Beschäftigter“ zu „jüngeren Beschäftigten“ mit fehlenden Dokumentationen mit sachgerechter Begründung der Unterschiede ist dies problematisch, da Sie „unterschiedliche Bezahlungen“ haben.
„Vergleichbare“ Arbeitsgebiete und Stellen“ können vorliegen, wenn völlig unterschiedliche Tätigkeiten ausgeübt werden. Für die Entgelttransparenz ist aber entscheidend, ob beide Tätigkeiten nach objektiven Kriterien gleichwertig sind, was über die Stellenbeschreibung am klarsten dokumentiert wird.
Daher sind über die „objektive Stellenbeschreibung“ wie folgt ergänzend darzulegen(vgl. Standard-Stellenbeschreibung von Verwaltungsreform21):
1.) Welche Fachkenntnisse braucht die Arbeitsstelle bzw. die Stelle?
2.) Wie hoch ist die Verantwortung – Ausführungsverantwortung bzw. Führungsverantwortung auf der konkreten Stelle?
3.) Wie hoch ist z.B. die Selbstständigkeit, der Grad der Bedeutung der Stelle für den Arbeitgeber oder das Maß der Verantwortung bzw. die Schwierigkeit und Bedeutung der Stelle?
4.) Welche Stellen sind gleichwertig in Form von Clustern in einer Abteilung oder nach Funktionen (z.B. Beauftragte) ?
5.) Welche Stellen sind gleichwertig in Form der Hierarchie und Unterstellung von Beschäftigten? Sind ein Cluster z.B. „Abteilungsleiter- oder Sachgebietsleiterstellen?
Welche grundsätzlichen Berichtspflichten des öffentlichen Arbeitgebers gibt es?
Unabhängig von einer europarechtskonformen Auslegung ist nach § 16 Entg-TranspG i.d.F. vom 5.7.2021 bei den öffentlichen Arbeitgebern, also Kommunen und kommunalen Unternehmen und Einrichtungen mit mehr als 200 Beschäftigten der individuelle Auskunftsanspruch der Beschäftigten gegenüber tarifgebundenen Arbeitgebern nach §§ 11 bis 14 EntgTranspG i.d.F. vom 5.7.2021 zu beachten, der weiterhin besteht und durchsetzbar ist.
Gibt es neue Berichtspflichten für öffentliche Arbeitgeber?
Art. 9 ETRL sieht Berichtspflichten für öffentliche Arbeitgeber ab mind. 100 Beschäftigte vor und zwar in künftig jeweils unterschiedlichen Zeitintervallen und zu sieben unterschiedlichen Indikatoren (für Arbeitgeber ab 150 Beschäftigten bis 7. Juni 2027, ab 100 Beschäftigten bis 7. Juni 2031); dies wird aber in Deutschland ohne Verpflichtung derzeit gesehen!
Stellenbeschreibungen & Stellenbewertungen für Kommunen und ihre öffentlichen Betriebe (v.a. Stadtwerke, Ver- und Entsorgung, Netzgesellschaften, Wasser- und Abwasserverbände)
In den Vorjahren wurde bei Ihnen vermutlich eine Bewertung vorgenommen. Aufgrund der verschiedener Anpassungen der örtlichen Entwicklungen der Organisation oder tariflicher Änderungen erscheint es erforderlich, die die Stellenbeschreibung und Stellenbewertung aufzuarbeiten, um sie so auf den neuesten Stand zu bringen.
Wir bewerten für Sie die Stellen bzw. Funktionen der Beamten, Beschäftigten (TVöD-V / TVöD-VKA, TV-L, TV-Bund) bzw. Arbeitnehmer (TV-V) nach den gültigen Tarifverträgen im öffentlichen Dienst und bei GmbHs und stellen den Vergleich her.
Wir überprüfen die vorhanden Bewertungen im Sinne einer Qualitätssicherung bzw. Fortschreibung der Stellenbewertung.
Wir erstellen neue Stellenbeschreibungen mit oder ohne Arbeitsplatzinterviews (ggf. Video-Interviews). Auch sog. „Quereinsteiger bzw. Quereinsteigerinnen“ sind in kurzer Zeit gleichwertige Beschäftigte mit hoher Motivation, die eine sachgerechte Stellenbewertung brauchen. Wir beraten Ihre örtliche Stellenbewertungskommission oder richten diese für Sie ein. Wir stellen einvernehmlich mit Ihnen das Bewertungsergebnis fest, sodas die korrekte Entgelt- oder Besoldungsgruppe als Grundlage für den städtischen Stellenplan vorliegt.
KI bei Stadtwerken und Kommunen – Künstliche Intelligenz wird Basis der kommunalen Daseinsvorsorge
KI und KI-Agenten einsetzen?! Innovationspotenziale jetzt nutzen, wo Sie konkrete Problemlösungen brauchen!
www.verwaltungsreform21.de – Wir schaffen Perspektiven
Ob im Rathaus oder bei den Stadtwerken in der Energieversorgung mit Strom, Gas, Wärme oder der Entsorgung bzw. Abfallentsorgung und natürlich im kaufmännischen Betrieb. Überall gibt es enorme Vorteile: KI schafft unmittelbar ungeahnte Potenziale für mehr Wirtschaftlichkeit und Effizienz, Prognosefähigkeit und erhöhte Kundeservice zu Bindung von Privat- und Geschäftskunden. Es ist klar. Sie stehen jetzt am „Muss“, ihre Prozesse intelligenter, nachhaltiger und serviceorientierter aufzubauen!
Die strategische Bedeutung der KI für die zukünftige Entwicklung ist Chefsache!
Mit der neuen EU-KI-Verordnung (KI-VO) gelten erstmals verbindliche Regeln für den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI), auch für öffentliche Verwaltungen. Die Potenziale der KI in der Kommune oder im Stadtwerk sind vielfältig. Wir erläutern Ihnen, wie KI sich auf Ihre Organisation und Geschäftsprozesse auswirken. Dazu optimieren wir Ihre Geschäftsprozesse!
KI unterstützt Geschäftsprozesse führt Problemlösungen durch und erledigt mit KI-Agenten Ihre Arbeit: Es gibt kein „copy und paste“ mehr. Heute geht es über MCP (= Model Context Protocol) – ein System, das Daten und Infos zur Antwort verbindet und damit eine Leistung erfüllt, sprich eine Aufgabe erfüllt und damit ein Problem für Sie löst.
Die Kernfrage vor der Einführung von KI: Wo drückt der Schuh? Wo gibt es zu wenig Personal, um Massenanfragen zu bearbeiten, z.B. werden Kundenfragen an den Dienstleister nunmehr durch Ihren Chatbot für Standardfragen beantwortet. Aber auch intern geht viel im Bereich HR / Personalmanagement: Antworten für (neue) Mitarbeiter/innen zu Standardfällen, z.B. Fragen zu Urlaub, Erziehungsurlaub, Altersteilzeit, Gehalt. Auch Protokolle in Gremiensitzungen werden einfacher mit KI erstellt.
Wo bleibt der Mensch im Rathaus? Den Veränderungsprozess erklären, dafür begeistern und die Vorteile nutzen! Der entscheidende Faktor, um die Nutzung der KI im eigenen Unternehmen voranzutreiben, ist nicht die Auswahl der richtigen KI-Tools. Es sind die Menschen, die diese Tools als hilfreiche Unterstützung verstehen und effektiv einsetzen. Mit Verwaltungsreform21 führen Sie die Veränderungsprozesse ein, damit Sie nachhaltige Vorteile haben.
Es lässt sich noch besser mit sogenanntem Quereinsteigern die übliche Arbeit im Rathaus oder bei den Stadtwerken erledigen. Wer unter Fachkräftemangel leidet, schafft sich neue Perspektiven.
Wie gehen Sie vor, um einen KI-Agenten selbst zu schaffen?
Mit einem Prompt-Generator (z.B. Promptinator) erstellen „Anweisungen“, was erarbeitet werden soll; Sie geben klare Vorgaben. Ein Prompt ist damit die zentrale Vorgabe, was Sie vom Ergebnis erwarten – eben „Ihre „Anweisung an das System“, die Sie der KI (z.B. ChatGPT, Gamma, Sally AI, Perplexity, MS Copilot) geben. Die „KI-Software“ finden Sie im Internet.
Dann legen Sie los – kreieren Sie sich Ihren KI-Agent (z.B. Ihren Presse-Agent)
– Definieren Sie genau Ihr Ziel, das erreicht werden soll (z.B. Schreibe einen Pressetext zum Stadtfest).
– Weisen Sie der KI eine „Rolle“ zu, also aus welcher Sicht soll etwas verfasst werden (z.B. als Pressereferent/in).
– Liefern Sie einige Informationen und Hintergründe zum Ziel (z.B. Stadtfest, Vereinsfest, jedes Jahr, auf dem Marktplatz, Bürgermeister sieht gutes ehrenamtliches Engagement).
– Legen Sie das Format fest, also die Länge bzw. die Anzahl der Zeilen des Presseberichtes.
– Ggf. Erwartungen als Prompt eingeben (z.B. dieses Stadtfest ist das besondere Ereignis des Jahres in der Stadt).
– Ergebnis: Sie haben einen Text (z.B. Stadtfest-Pressemitteilung), den Sie in rund 10 Minuten incl. Korrektur durch einen Menschen erstellt haben, anstatt in der wohl sonst üblichen Zeit von über einer Stunde.
Was ist KI nach der EU-Verordnung? „KI-System ist ein maschinengestütztes System, das für einen in unterschiedlichem Grade autonomen Betrieb ausgelegt ist und das nach seiner Betriebsaufnahme anpassungsfähig sein kann und das aus den erhaltenen Eingaben für explizite oder implizite Ziele ableitet, wie Ausgaben wie etwa Vorhersagen, Inhalte, Empfehlungen oder Entscheidungen erstellt werden, die physische oder virtuelle Umgebungen beeinflussen können.“ (vgl. Art. 3 (1) KI-VO der EU).
Rechtliche Rahmenbedingungen: EU AI-Act: Fortbildung und Dienstvereinbarungen: Seit dem 1. August 2024 ist die KI-Verordnung der EU, auch EU AI-Act genannt, in Kraft und stellt den ersten umfassenden Rechtsrahmen für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz dar. Der EU AI-Act versucht die Anwendung rechtssicher zu bündeln. Neben Verboten für bestimmte KI-Praktiken (Artikel 5 KI-VO) gilt seit 2. Februar 2025 die Verpflichtung für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen zur Einleitung von Maßnahmen, die die KI-Kompetenz der Nutzenden fördern (Artikel 4 KI-VO). Nach Artikel 3 KI-VO gilt eine Behörde als Anbieter, wenn sie ein „KI-System oder ein KI-Modell […] entwickelt oder entwickeln lässt und es […] in Verkehr bringt oder […] in Betrieb nimmt“. Zum Betreiber wird eine Behörde, wenn sie ein „KI-System in eigener Verantwortung verwendet“.
Wir erstellen Ihre „KI-Dienstvereinbarung“, die Sie nun aus unserer Sicht „zwingend“ brauchen!
Landesbezirkliche Tarifverträge bei Eingruppierung der Beschäftigten im handwerklichen Bereich: u.a. Baden-Württemberg, Freistaat Bayern, Hessen, NRW, Rheinland-Pfalz, Freistaat Sachsen, Land Berlin
Wir erläutern anhand dem Bundesland Baden-Württemberg die Überleitung und die neue Stellenbewertung:
Landsbezirklicher Tarifvertrag Nr. 6 G Baden-Württemberg zur Eingruppierung der Beschäftigten im handwerklichen Bereich ist seit dem 01.01.2024 in Kraft
– Bauhöfe und andere handwerklich Beschäftigte der Kommune jetzt betroffen
Von der Überleitung aus dem bisherigen BzLT Nr. 5 G in den EG-TV Nr. 6 G BW sind Beschäftigte erfasst, deren Arbeitsverhältnis über den 31. Dezember 2023 hinaus fortbesteht und die am 1. Januar 2024 unter den Geltungsbereich des EG- TV Nr. 6 G fallen.
Eine Neufeststellung der Eingruppierung findet nur statt, wenn sich aus den Tätigkeitsmerkmalen der Anlage 2 eine höhere Eingruppierung ergibt. Insoweit greift die Tarifautomatik. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber die Eingruppierung zwingend prüfen muss. Dann ist der Arbeitgeber gefordert dem Beschäftigten die sich aus der Neufestsetzung ergebende Entgeltgruppe und Stufe sowie das sich daraus ergebende Tabellenentgelt in Textform mitzuteilen. Hierfür wurde eine Frist bis spätestens zum 31.10.2024 vereinbart.
Die Anlage 2 des Tarifvertrages ist in einen Teil A und einen Teil B gegliedert: In Teil A sind die allgemeinen Tätigkeitsmerkmale – Entgeltgruppen 2 bis 9a (handwerkliche Tätigkeiten)aufgeführt. Diese entsprechen inhaltlich denen des Teil A, Abschnitt I, Ziffer 2 der Anlage 1 zum TVöD – Entgeltordnung (VKA).
In Teil B finden sich – nach 24 Kapiteln gegliedert – die speziellen Tätigkeitsmerkmale zur Eingruppierung der handwerklich Beschäftigten. Dies sind u.a. die Bereiche: Reinigung, Hauswirtschaftliche Tätigkeiten, Friedhöfe, Lager und Magazine, Bau- und Betriebshöfe, Garten- und Weinbau, Grün- und Baumpflege, Fahrzeug- und Maschinenführer, Tiefbau, Kläranlagen und dazu gehörige abwassertechnische Anlagen, Kanalreinigung, Entsorgung / Versorgung, Feuerwehr und Gebäude und Sportstätten.
Zahlreiche neue Aspekte sind zu berücksichtigen:
Reinigung (innen und außen),
Hauswirtschaftliche Tätigkeiten,
Kontrolltätigkeiten (Straßen, Spielplätz, Bäume),
Hausmeister (außer Schule)
Deponien
Anlage 3 regelt in Verbindung mit § 3 EG-TV Nr. 6 G BW die Möglichkeiten zur Gleichstellung sogenannter „Quereinsteiger“. Zukünftig kann der Arbeitgeber – bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen – handwerklich Beschäftigte, die über gleichwertige Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen eines entsprechend ausgebildeten Beschäftigten verfügen (sog. sonstiger Beschäftigter), wie einen entsprechend ausgebildeten Beschäftigten eingruppieren.
Verwaltungsreform21 begleitet die Kommunen gerne bei der Überleitung und Stellenbewertung nach dem neuen Tarifrecht.
Kontakt: Ihr Team Verwaltungsreform21 – Büro für Personal- und Organisationsberatung
Wir helfen, damit Sie es dann selbst können: Örtliches Projektmanagement in komplexen Reorganisationsvorhaben (z. B. Verwaltungsreform21, Neues Steuerungsmodell).
Organisationshandwerk I – Analyse und Neuausrichtung der Geschäftsprozesse anhand einer Digitalisierungskonzeption (Geschäftsprozessoptimierung anhand der Abläufe, Produkte), der Stellen und der Organisation (auch Produktorientiertes Modell): Stellenbeschreibung, Personalbedarf / Stellenbedarf, Personalkostencontrolling (Kosten eines Arbeitsplatzes).
Personalbedarfsermittlung und natürlich anschließend dazu:
Ausrichtung nach den Bereichen des Kommunalen Steuerungsmodells:Steuerung (Zentrale Steuerung), Steuerungsunterstützung, interne Dienstleister (Zentrale Service) und Fachbereiche des Bürgerservice bzw. der Bürgerdienstleistungen mit hoher Bürgerservice imBürgerbüro und durch das Baubürgerbüro. Wir bilden dort nachhaltig Teamstrukturen und Schaffung klare Strukturen desFront-Office und Back-Office.
Digitalisierung: nach Innen durch: Elektronisches Dokumentenmanagement und E-Workflow und nach Außen: Moderne E-Bürgerservices rund um die Uhr
Seit Anfang der 90iger Jahre arbeiten Verwaltungen in Deutschland an E-Bürgerservice-Lösungen. Ausgelöst durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) soll nun mit dem Portalverbund und dem interoperablen Nutzerkonto bis Ende 2022 eine bundesweit vernetzte E-Government-Infrastruktur aufgebaut werden, in den Bürgern und Unternehmen Verwaltungsleistungen online bereitgestellt werden. Die Attraktivität des Portalverbunds wird in großem Maß von den kommunalen Serviceportalen und ihren Online-Angeboten abhängen.
Der Aufbau einer ganzheitlichen Digitalisierung von Prozessen hat hohe Chancen der sachgerechten Anpassung der Arbeitsabläufe. Durch die Verknüpfung von Antragsdaten mit Fachverfahren und Servicekonten zur Authentifizierung, der elektronischen Vorgangsbearbeitung und der E-Akte und E-Rechnung, mobiler Datenbearbeitung, E-Payment bzw. E-Rechnung und einem Outputmanagement entwickelt sich das stark kundenorientierte E-Bürgerservice-Angebot eines Serviceportals zu einem wichtigen Baustein der internen Prozessoptimierung (Elektronisches Dokumentenmanagement und E-Workflow). Prozesse können dann völlig medienbruchfrei gestaltet werden, was die Verwaltungseffizienz intern erheblich steigert.
Organisationshandwerk II –Beratung zur Reorganisation manueller Dienste (Bauhofkonzeption, Gebäude- und Hausmeisterservice / Hausmeisterdienste, Hausmeisterkonzepte, Reinigungskonzepte) und Ausgliederung (z.B. Eigenbetrieb, Teilprivatisierung, GmbH, Fusion). Wir suchen mit Ihnen die wirtschaftlichste Betriebsformalternative.
Wir schaffen Ihr kommunales Gebäudemanagementmit dem Technischen, Kaufmännischen und Infrastrukturellen Gebäudemanagementmit den Kernaufgaben: Bewirtschaftung, Hochbau, laufende Bauunterhaltung, Reinigung (u.a. Organisation der Reinigungskräfte), Hausmeisterdienste / Schulhausmeisterdienste (u.a. Organisation der Kräfte in Pools). Wir beraten auch Wohnungsbaugesellschaften in öffentlicher oder privater Hand.
Raumkonzepte: Raumbedarf für die Verwaltung und den Bauhof.
Der Feuerwehrbedarfsplan zwischen Bedarf und Wunschdenken – zentrale und dezentrale Feuerwehrgerätehäuser. Auch das Standesamt, das Baurechtsamt, die Stadtkämmerei oder die Stadtkasse gehören alle Jahre auf den Prüfstand, ob IuK hilft oder hindert.
Bedarfsplanung für Kindertageseinrichtungen und Bildungs- und Betreuungskonzept von 0 bis 18 Jahren:Die kommunale Bedarfsplanung ist ein kontinuierlicher Prozess, in dem alle Beteiligten der Kindertagesbetreuung mit einbezogen sind. Zu berücksichtigen sind natürlich Änderungen der grundlegenden Gesetze zur Kindertagesbetreuung, etwa der Ausbau der Plätze für Kinder unter drei Jahren und der Rechtsanspruch auf einen Betreuungsplatz seit 2013 für Kinder ab dem vollendeten ersten Lebensjahr. § 3 Kindertagesbetreuungsgesetz verpflichtet die Städte und Gemeinden, eine örtliche Kindergartenbedarfsplanung vorzunehmen, um auf ein ausreichendes und bedarfsgerechtes Betreuungsangebot für Kinder über und unter drei Jahren hinzuwirken. Wir sind hierzu gerne Ihre Partner. Publikation: Bedarfsplanung für Kindertageseinrichtungen und Bildungs- und Betreuungskonzept von 0 bis 18 Jahren
Organisationshandwerk III – Stellenbewertung nach dem Tarifvertrag für die Versorgungsbetriebe (TV-V, also: Stadtwerke, Verkehrsbetriebe).
Organisationshandwerk IV – ”Vom Rechnungsprüfungsamt zur modernen Revision”.
Wir sind Ihre Kommunalberatung!
Kontakt: Ihr Team Verwaltungsreform21 – Büro für Personal- und Organisationsberatung – Kommunalberatung
Wir helfen, damit Sie es dann selbst können: Örtliches Projektmanagement in komplexen Reorganisationsvorhaben (z. B. Verwaltungsreform21, Neues Steuerungsmodell). Wir schaffen das Kommunale Steuerungsmodell.
Organisationshandwerk I – Analyse und Neuausrichtung der Geschäftsprozesse (Geschäftsprozessoptimierung anhand der Abläufe, Produkte), der Stellen und der Organisation (auch Produktorientiertes Modell): Stellenbeschreibung, Personalbedarf,Personalkostencontrolling (Kosten eines Arbeitsplatzes).
Der Schwerpunkt der Untersuchung soll die Personalbedarfs – Ermittlung sein? Dabei wird auch errechnet werden, welcher objektive Personalbedarffür die wahrzunehmenden Aufgaben erforderlich ist. Dabei orientieren wir uns an der durchschnittlichen Leistungsfähigkeit eines Mitarbeiters. Die rein subjektive Leistungsfähigkeitder vorhandenen Mitarbeiter bleibt bei dieser Betrachtung außer Acht. Diese subjektive Einschätzung muss der jeweilige Vorgesetzte treffen können. Wir führen insbsondere Führungskräfteinterviews durch, um die „Stärken und Schwächen“ zu sehen. Soweit bei den örtlichen Erhebungen Verbesserungen in der Ablauforganisation bzw. in der Aufbauorganisation erkannt werden, werden diese von uns mitangesprochen. Wir denken insbesondere an Aufgabenüberschneidungen und optimieren mit Ihnen die zukünftige Aufgabenerfüllung. Sie erhalten im Übrigen einen gutachterlichen Bericht zu allen aufgeworfenen Fragen mit Antworten und einem SOLL-IST-Vergleich und Vorschlägen zur Umsetzung.
Anerkannte Richtwerte, Kennzahlen und eigene Erfahrungswerte: Aus einer Vielzahl von Untersuchungen kennen wir die Praxis in den Kommunalverwaltungen unterschiedlicher Größe (Gemeinden, Städte und Landratsämter) und haben eigene Erfahrungswerte und Kennzahlen erarbeitet, die wir in rund 25jähriger Tätigkeit als Organisationsberatung gesammelt haben. Wir nutzen die Erfahrung der Gemeindeprüfungsanstalten und Rechnungshöfe aus ganz Deutschland. Wichtig ist uns die örtliche Besonderheiten zu sehen und zu beachten.
Plausibilitätsprüfung: Manche Bereiche der Kommune könnten ggf. im Personalbedarf nur schwer quantifiziert werden. In dem Falle werden Plausibilitätsprüfungen durchgeführt, um so festzustellen, ob die angegebenen Prozentangaben in der Stellenbeschreibung realistisch erscheinen. Wir kennen die jährliche Arbeitszeit eines Durchschnittsbediensteten, so dass wir nachvollziehen können, ob eine Plausibilität des Arbeitsanfalles mit der Prozentbelastung vorhanden ist.
Kontakt: Ihr Team Verwaltungsreform21 – Büro für Personal- und Organisationsberatung – Kommunalberatung Thomas Fedrow
„Den Kopf frei machen“ – neue Ideen und Perspektiven generieren, um „das Schiff neu zu steuern” und um Interessen durch Coaching und Moderation auszugleichen.
Wir steuern und moderieren und schaffen die „Struktur von außen“, damit Ziele neue definiert werden können:
– Workshops von Führungskräften der Fachbereichsleitern, Amtsleitern und Beschäftigen in Form von Inhouse-Seminaren zum Ausgleich der Interessen.
– Gemeinderatsklausuren oder Fraktionsklausuren, Stadtmarketing- und Stadtentwicklungsprozesse, Bürger-Beteiligungsprozesse samt Podiumsdiskussionen.
– Haushalts- und Zielklausuren von Gemeinderäten zur kommunalen Steuerung(u.a. Zielsysteme und Zielfindung, Zielerreichung, Zielcontrolling mit Verwaltung, kommunalen Gremien und Bürgerschaft von der Haushalts- zur Zielklausur des Gemeinderates unter Aufnahme von Bürgerinteressen).
Wir beraten „im Alltag und in Krisen“
– Oberbürgermeister/innen bzw. Bürgermeister/innen und kommunale Führungskräfte (auch Moderation und Mediation).
Wir sind Ihr Moderator für
– das Zusammenführen innerhalb der Verwaltung (Oberbürgermeister/innen und Bürgermeister/innen und deren Team im Rathaus oder bei den Stadtwerken).
– das Zusammenführen von Verwaltung und Gemeinderat, denn das Ehrenamt braucht „HALT“, aber auch „HALT“ zur strategischen Ausrichtung.
Wir sind da, um durch Kommunikation „neue ungeahnte Kräfte“ freizusetzen.Wir fördern die erfolgreiche Zusammenarbeit verschiedener Interessengruppen, analysieren gemeinsam Strukturen und Prozesse, moderieren „Runde Tische“, Workshops und ggf. die notwendige Mediation. Ihre Aufgaben und Ziele bearbeiten wir dabei ergebnisorientiert. Wir entwickeln Methoden, um in Beteiligungsprozessen passgenaue Konzepte zu erstellen und entsprechende Handlungsempfehlungen zu liefern.
Halten wir es mit Johann Wolfgang von Goethe: „Erfolgreich zu sein setzt zwei Dinge voraus: Klare Ziele und den brennenden Wunsch, sie zu erreichen.“
Ihr Kontakt: Ihr Team Verwaltungsreform21 – Büro für Personal- und Organisationsberatung – Kommunalberatung Thomas Fedrow
