Organisation: Damit ”alles rund läuft“ – Strukturen und Prozesse werden auf den neuesten ”Stand der Technik” gebracht – Kommunalberatung

Wir helfen, damit Sie es dann selbst können:  Örtliches Projektmanagement in komplexen Reorganisationsvorhaben (z. B. Verwaltungsreform21, Neues Steuerungsmodell). Wir schaffen das Kommunale Steuerungsmodell.

Organisationshandwerk I – Analyse und Neuausrichtung der Geschäftsprozesse anhand einer Digitalisierungskonzeption(Geschäftsprozessoptimierung anhand der Abläufe, Produkte), der Stellen und der Organisation (auch Produktorientiertes Modell): Stellenbeschreibung, Personalbedarf / Stellenbedarf, Personalkostencontrolling (Kosten eines Arbeitsplatzes).

Ausrichtung nach den Bereichen des Kommunalen Steuerungsmodells: Steuerung (Zentrale Steuerung), Steuerungsunterstützung, interne Dienstleister (Zentrale Service) und Fachbereiche des Bürgerservice bzw. der Bürgerdienstleistungen mit hoher Bürgerservice im Bürgerbüro und durch das Baubürgerbüro. Wir bilden dort nachhaltig Teamstrukturen und Schaffung klare Strukturen des Front-Office und Back-Office.

 

Digitalisierung: nach Innen durch: Elektronisches Dokumentenmanagement und E-Workflow und nach Außen: Moderne E-Bürgerservices rund um die Uhr

Seit Anfang der 90iger Jahre arbeiten Verwaltungen in Deutschland an E-Bürgerservice-Lösungen. Ausgelöst durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) soll nun mit dem Portalverbund und dem interoperablen Nutzerkonto bis Ende 2022 eine bundesweit vernetzte E-Government-Infrastruktur aufgebaut werden, in den Bürgern und Unternehmen Verwaltungsleistungen online bereitgestellt werden. Die Attraktivität des Portalverbunds wird in großem Maß von den kommunalen Serviceportalen und ihren Online-Angeboten abhängen.

Der Aufbau einer ganzheitlichen Digitalisierung von Prozessen hat hohe Chancen der sachgerechten Anpassung der Arbeitsabläufe. Durch die Verknüpfung von Antragsdaten mit Fachverfahren und Servicekonten zur Authentifizierung, der elektronischen Vorgangsbearbeitung und der E-Akte und E-Rechnung, mobiler Datenbearbeitung, E-Payment bzw. E-Rechnung und einem Outputmanagement entwickelt sich das stark kundenorientierte E-Bürgerservice-Angebot eines Serviceportals zu einem wichtigen Baustein der internen Prozessoptimierung (Elektronisches Dokumentenmanagement und E-Workflow). Prozesse können dann völlig medienbruchfrei gestaltet werden, was die Verwaltungseffizienz intern erheblich steigert.

 

Organisationshandwerk II – Beratung zur Reorganisation manueller Dienste (Bauhofkonzeption, Gebäude- und Hausmeisterservice / Hausmeisterdienste, Hausmeisterkonzepte, Reinigungskonzepte) und Ausgliederung (z.B. Eigenbetrieb, Teilprivatisierung, GmbH, Fusion). Wir suchen mit Ihnen die wirtschaftlichste Betriebsformalternative.

Wir schaffen Ihr kommunales Gebäudemanagement mit dem Technischen, Kaufmännischen und Infrastrukturellen Gebäudemanagement mit den Kernaufgaben: Bewirtschaftung, Hochbau, laufende Bauunterhaltung, Reinigung (u.a. Organisation der Reinigungskräfte), Hausmeisterdienste / Schulhausmeisterdienste (u.a. Organisation der Kräfte in Pools). Wir beraten auch Wohnungsbaugesellschaften in öffentlicher oder privater Hand.

Raumkonzepte: Raumbedarf für die Verwaltung und den Bauhof.

Der Feuerwehrbedarfsplan zwischen Bedarf und Wunschdenken – zentrale und dezentrale Feuerwehrgerätehäuser. Auch das Standesamt, das Baurechtsamt, die Stadtkämmerei oder die Stadtkasse gehören alle Jahre auf den Prüfstand, ob IuK hilft oder hindert.

Bedarfsplanung für Kindertageseinrichtungen und Bildungs- und Betreuungskonzept von 0 bis 18 Jahren: Die kommunale Bedarfsplanung ist ein kontinuierlicher Prozess, in dem alle Beteiligten der Kindertagesbetreuung mit einbezogen sind. Zu berücksichtigen sind natürlich Änderungen der grundlegenden Gesetze zur Kindertagesbetreuung, etwa der Ausbau der Plätze für Kinder unter drei Jahren und der Rechtsanspruch auf einen Betreuungsplatz seit 2013 für Kinder ab dem vollendeten ersten Lebensjahr. § 3 Kindertagesbetreuungsgesetz verpflichtet die Städte und Gemeinden, eine örtliche Kindergartenbedarfsplanung vorzunehmen, um auf ein ausreichendes und bedarfsgerechtes Betreuungsangebot für Kinder über und unter drei Jahren hinzuwirken. Wir sind hierzu gerne Ihre Partner. Publikation:  Bedarfsplanung für Kindertageseinrichtungen und Bildungs- und Betreuungskonzept von 0 bis 18 Jahren

Organisationshandwerk III – Stellenbewertung nach dem Tarifvertrag für die Versorgungsbetriebe (TV-V, also: Stadtwerke, Verkehrsbetriebe).

Organisationshandwerk IV –  ”Vom Rechnungsprüfungsamt zur modernen Revision”.

Wir sind Ihre Kommunalberatung in Baden-Württemberg und bundesweit!

Kontakt: Ihr Team Verwaltungsreform21 – Büro für   Personal- und Organisationsberatung – Kommunalberatung

Mobil: 0160/3210967 I post@verwaltungsreform21.de

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Personalbedarf

Wir helfen, damit Sie es dann selbst können:  Örtliches Projektmanagement in komplexen Reorganisationsvorhaben (z. B. Verwaltungsreform21, Neues Steuerungsmodell). Wir schaffen das Kommunale Steuerungsmodell.

Organisationshandwerk I – Analyse und Neuausrichtung der Geschäftsprozesse (Geschäftsprozessoptimierung anhand der Abläufe, Produkte), der Stellen und der Organisation (auch Produktorientiertes Modell): Stellenbeschreibung, Personalbedarf, Personalkostencontrolling (Kosten eines Arbeitsplatzes).

Schwerpunkt der Untersuchung soll die Personalbedarfs – Ermittlung sein. Dabei soll errechnet werden, welcher objektive Personalbedarf für die wahrzunehmenden Aufgaben erforderlich ist. Dabei orientieren wir uns an der durchschnittlichen Leistungsfähigkeit eines Mitarbeiters. Die subjektive Leistungsfähigkeit der vorhandenen Mitarbeiter bleibt bei dieser Betrachtung außer Acht. Diese subjektive Einschätzung muss der jeweilige Vorgesetzte treffen können. Wir führen daher auch Führungskräfteinterviews durch. Soweit bei den örtlichen Erhebungen Verbesserungen in der Ablauforganisation bzw. in der Aufbauorganisation erkannt werden, werden diese von uns mitangesprochen. Wir denken hier insbesondere an Aufgabenüberschneidungen. Wir optimieren mit Ihnen die zukünftige Aufgabenerfüllung. Sie erhalten im Übrigen einen gutachterlichen Bericht zu allen aufgeworfenen Fragen mit Antworten und einem SOLL-IST-Vergleich und Vorschlägen zur Umsetzung.

Anerkannte Richtwerte, Kennzahlen und eigene Erfahrungswerte:  Aus einer Vielzahl von Untersuchungen kennen wir die Praxis in den Kommunalverwaltungen unterschiedlicher Größe (Gemeinden, Städte und Landratsämter) und haben eigene Erfahrungswerte und Kennzahlen erarbeitet, die wir in rund 25jähriger Tätigkeit als Organisationsberatung gesammelt haben. Wir nutzen die Erfahrung der Gemeindeprüfungsanstalten und Rechnungshöfe aus ganz Deutschland. Wichtig ist uns die örtliche Besonderheiten zu sehen und zu beachten.

Plausibilitätsprüfung: Manche Bereiche der Kommune könnten ggf. im Personalbedarf nur schwer quantifiziert werden. In dem Falle werden Plausibilitätsprüfungen durchgeführt, um so festzustellen, ob die angegebenen Prozentangaben in der Stellenbeschreibung realistisch erscheinen. Wir kennen die jährliche Arbeitszeit eines Durchschnittsbediensteten, so dass wir nachvollziehen können, ob eine Plausibilität des Arbeitsanfalles mit der Prozentbelastung vorhanden ist.

Interkommunale Zusammenarbeit (IKZ) – Gründung des „Gemeinsamen Gutachterausschusses (GGA)“

 

 

 

 

Bundesweit gibt es ca. 1.200  und allein in Baden-Württemberg noch ca. 900 Gutachterausschüsse, die die Aufgaben zur Ermittlung von Grundstückswerten und für sonstige Wertermittlungen nach §§ 192 Abs. 1 i.V.m. 193 Baugesetzbuch (BauGB) erfüllen. Nähere Aufgaben sind in den jeweiligen Gutachterausschussverordnungen, so auch in Baden-Württemberg (GuAVO BW 2017) geregelt. Die Gutachterausschüsse sind dort bei den Gemeinden als eigenständige Behörden zu bilden. Mit der Reform der Gutachterausschüsse ist insbesondere eine Konzentration von Fallbearbeitungen (Erstellung von Wertgutachten, Kauffälle / Kaufpreissammlung) erwünscht. So soll in Baden-Württemberg nach Aussage des Landes für eine sachgerechte Ableitung der Wertermittlungsdaten der Gemeinden ein Zusammenschluss des Gutachterausschusses auf  mindestens 1.000 auswertbare Kauffälle zurückgreifen.

Warum jetzt tätig werden?

In Folge des Erbschaftsteuerrechtsformgesetzes 2008 sind die gesetzlichen Anforderungen an die Wertgutachten deutlich gestiegen, da die Daten der Gutachterausschüsse verstärkt für steuerliche Bewertungen herangezogen werden. Hinzu kommt, dass mit Urteil vom 10. April 2018 die Berechnungsgrundlage der Grundsteuer für verfassungswidrig erklärt wurde. Der Gesetzgeber musste die Grundsteuer bis Ende 2019 neu regeln, was erfolgt ist. Die Gutachterausschüsse sind dann mehr denn je gehalten, die Bodenrichtwerte belastbar und rechtssicher zu ermitteln, sodass für eine verfassungskonforme Berechnungsgrundlage gesorgt ist. Die Gutachterausschüsse müssen folglich als Datenlieferanten enger mit der Finanzverwaltung kooperieren.

Aus diesem Grund ist es jetzt Zeit für eine verstärkte interkommunale Zusammenarbeit (IKZ)!

Es wurde u.a. die baden-württembergische GuAVO Ende 2017 novelliert. Den Kommunen als Aufgabenträger ist nun die Möglichkeit eingeräumt, sich innerhalb eines Landkreises zusammenzuschließen, sodass mehrere Kommunen die Aufgabe auf eine Kommune übertragen und ein größeres Aufkommen an Kauffällen gesichert ist: Sie verbessert die Qualität und spart Kosten.

Bei einem Zusammenschluss gibt es für mehrere Städte und Gemeinden letztendlich nur noch einen gemeinsamen Gutachterausschuss und eine gemeinsame Geschäftsstelle.

Im Rahmen eines öffentlich-rechtlichen Vertrages übernimmt die erfüllende Gemeinde die gesamte Verantwortung für alle anderen beteiligten Kommunen. Bei der Rechtsform Zweckverband (ZV) werden die Verantwortungen auf die Verbandsversammlung, den Verbandsvorsitzenden und den Leiter des Gemeinsamens Gutachterausschusses gleichvermaßen verlagert.

Wir erarbeiten mit Ihnen mögliche Rechtsformen auf und zeigen die Gründungswege individuell für Ihre interkommunale Zusammenarbeit mit Ihren Nachbarkommunen!

Z.B. über einen öffentlich-rechtlichen Vertrag mit einer erfüllenden Gemeinde oder einen Zweckverband mit Verbandssatzung und den Organen (Verbandsvorsitzender, Verbandsversammlung). Wir klären die Aufgaben des Vorsitzenden des Gutachterausschusses samt dem Aufbau einer gemeinsamen Geschäftsstelle mit hauptamtlichen oder ehrenamtlichen Gutachtern.

Wir ermitteln den Personalbedarf der neuen Organisationseinheit anhand unserer langjährigen Fallzahl- und Kennzahlensysteme für

a) Wertgutachten

b) Kaufpreissammlung

c) Markt- und Preisanalysen

d) Gemeinsame Geschäftsstelle / laufender Betrieb

e) Marktberichte

f) Bodenrichtwerte

Wir definieren die erwarteten Fähigkeiten der Mitarbeiter (Dipl.-Ing/FH, Bautechniker und Verwaltungsmitarbeiter) sowie die Personal- und Sachkosten. Wir klären die internen Abläufe und dokumentieren den IST-Zustand der an der IKZ interessierten Kommunen. Wir erarbeiten den SOLL-Zustand (Organigramm, Zusammenarbeit, Personalbedarf) als Basis für den  zukünftigen Gemeinsamen Gutachterausschuss.

Wir stimmen die Ergebnisse mit den Ober-/ Bürgermeistern und deren Gemeinderäten sowie mit der Rechtsaufsichtsbehörde ab und werden bei der Umsetzung dann gerne weiter befähigen (Wirtschaftsplan, Gebührenrecht, Geschäftsordnung der ZV-Versammlung, öffentliche-rechtliche Vereinbarung, Dienstanweisungen, Dienstvereinbarungen).

Kontakt: Verwaltungsreform21 – Büro für Personal- und Organisationsberatung

Ihr Ansprechpartner: Thomas Fedrow

Mobil: 0160/3210967 I   E-Mail: post@verwaltungsreform21.de

Wir sind Ihre Kommunalberatung!

Non-Profit-Einrichtungen

 

 

6 Wir beraten gerne Non-Profit-Einrichtungen und Organisationen. Im Unterschied zu profitorientierten bzw. gewinnstrebenden Unternehmen ist bei Non-Profit-Organisationen der Gewinn nicht die ausschlaggebende Zielgröße. Non-Profit-Organisationen lassen sich in erster Linie von Sachzielen- bzw. Vereinszielen leiten. Diese können sich auf vielfältige Gebiete erstrecken. Dazu gehören außer den steuerrechtlich begünstigten gemeinnützigen, mildtätigen und kirchlichen Zwecken alle jene Bereiche, die von privaten Organisationen ohne Erwerbscharakter gefordert werden.

Zu unseren Kunden gehören Kirchengemeinden, größere Vereine mit eigenem Gelände und mit hauptamtlichem Personal. Wir haben erfolgreich Sportvereine oder auch Tierheime/Tierpensionen bzw. Tierschutzvereine beraten. Dabei ging es um den internen Betriebsablauf, den sachgerechten Personalbedarf und Finanzthemen.

Unser Leistungspaket beinhaltet die klassische Organisationsberatung zur Stärkung dieser Einrichtungen und deren Vorstand bzw. Leitung im Verbund mit dem Ehrenamt. Gerne arbeiten wir mit Ihnen, um Veränderungen zu begleiten, das Personal „mitzunehmen“ oder Prozesse und Strukturen neu auszurichten, um Geld und Aufwand zu sparen bzw. das Sponsoring auszubauen. Natürlich helfen wir auch die Qualität der Leistungen vor Ort bzw. den Kundenservice zu verbessern.