Organisation: Damit ”alles rund läuft“ – Strukturen und Prozesse werden auf den neuesten ”Stand der Technik” gebracht – Kommunalberatung

Wir helfen, damit Sie es dann selbst können:  Örtliches Projektmanagement in komplexen Reorganisationsvorhaben (z. B. Verwaltungsreform21, Neues Steuerungsmodell). Wir schaffen das Kommunale Steuerungsmodell.

Organisationshandwerk I – Analyse und Neuausrichtung der Geschäftsprozesse anhand einer Digitalisierungskonzeption(Geschäftsprozessoptimierung anhand der Abläufe, Produkte), der Stellen und der Organisation (auch Produktorientiertes Modell): Stellenbeschreibung, Personalbedarf / Stellenbedarf, Personalkostencontrolling (Kosten eines Arbeitsplatzes).

Ausrichtung nach den Bereichen des Kommunalen Steuerungsmodells: Steuerung (Zentrale Steuerung), Steuerungsunterstützung, interne Dienstleister (Zentrale Service) und Fachbereiche des Bürgerservice bzw. der Bürgerdienstleistungen mit hoher Bürgerservice im Bürgerbüro und durch das Baubürgerbüro. Wir bilden dort nachhaltig Teamstrukturen und Schaffung klare Strukturen des Front-Office und Back-Office.

 

Digitalisierung: nach Innen durch: Elektronisches Dokumentenmanagement und E-Workflow und nach Außen: Moderne E-Bürgerservices rund um die Uhr

Seit Anfang der 90iger Jahre arbeiten Verwaltungen in Deutschland an E-Bürgerservice-Lösungen. Ausgelöst durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) soll nun mit dem Portalverbund und dem interoperablen Nutzerkonto bis Ende 2022 eine bundesweit vernetzte E-Government-Infrastruktur aufgebaut werden, in den Bürgern und Unternehmen Verwaltungsleistungen online bereitgestellt werden. Die Attraktivität des Portalverbunds wird in großem Maß von den kommunalen Serviceportalen und ihren Online-Angeboten abhängen.

Der Aufbau einer ganzheitlichen Digitalisierung von Prozessen hat hohe Chancen der sachgerechten Anpassung der Arbeitsabläufe. Durch die Verknüpfung von Antragsdaten mit Fachverfahren und Servicekonten zur Authentifizierung, der elektronischen Vorgangsbearbeitung und der E-Akte und E-Rechnung, mobiler Datenbearbeitung, E-Payment bzw. E-Rechnung und einem Outputmanagement entwickelt sich das stark kundenorientierte E-Bürgerservice-Angebot eines Serviceportals zu einem wichtigen Baustein der internen Prozessoptimierung (Elektronisches Dokumentenmanagement und E-Workflow). Prozesse können dann völlig medienbruchfrei gestaltet werden, was die Verwaltungseffizienz intern erheblich steigert.

 

Organisationshandwerk II – Beratung zur Reorganisation manueller Dienste (Bauhofkonzeption, Gebäude- und Hausmeisterservice / Hausmeisterdienste, Hausmeisterkonzepte, Reinigungskonzepte) und Ausgliederung (z.B. Eigenbetrieb, Teilprivatisierung, GmbH, Fusion). Wir suchen mit Ihnen die wirtschaftlichste Betriebsformalternative.

Wir schaffen Ihr kommunales Gebäudemanagement mit dem Technischen, Kaufmännischen und Infrastrukturellen Gebäudemanagement mit den Kernaufgaben: Bewirtschaftung, Hochbau, laufende Bauunterhaltung, Reinigung (u.a. Organisation der Reinigungskräfte), Hausmeisterdienste / Schulhausmeisterdienste (u.a. Organisation der Kräfte in Pools). Wir beraten auch Wohnungsbaugesellschaften in öffentlicher oder privater Hand.

Raumkonzepte: Raumbedarf für die Verwaltung und den Bauhof.

Der Feuerwehrbedarfsplan zwischen Bedarf und Wunschdenken – zentrale und dezentrale Feuerwehrgerätehäuser. Auch das Standesamt, das Baurechtsamt, die Stadtkämmerei oder die Stadtkasse gehören alle Jahre auf den Prüfstand, ob IuK hilft oder hindert.

Bedarfsplanung für Kindertageseinrichtungen und Bildungs- und Betreuungskonzept von 0 bis 18 Jahren: Die kommunale Bedarfsplanung ist ein kontinuierlicher Prozess, in dem alle Beteiligten der Kindertagesbetreuung mit einbezogen sind. Zu berücksichtigen sind natürlich Änderungen der grundlegenden Gesetze zur Kindertagesbetreuung, etwa der Ausbau der Plätze für Kinder unter drei Jahren und der Rechtsanspruch auf einen Betreuungsplatz seit 2013 für Kinder ab dem vollendeten ersten Lebensjahr. § 3 Kindertagesbetreuungsgesetz verpflichtet die Städte und Gemeinden, eine örtliche Kindergartenbedarfsplanung vorzunehmen, um auf ein ausreichendes und bedarfsgerechtes Betreuungsangebot für Kinder über und unter drei Jahren hinzuwirken. Wir sind hierzu gerne Ihre Partner. Publikation:  Bedarfsplanung für Kindertageseinrichtungen und Bildungs- und Betreuungskonzept von 0 bis 18 Jahren

Organisationshandwerk III – Stellenbewertung nach dem Tarifvertrag für die Versorgungsbetriebe (TV-V, also: Stadtwerke, Verkehrsbetriebe).

Organisationshandwerk IV –  ”Vom Rechnungsprüfungsamt zur modernen Revision”.

Wir sind Ihre Kommunalberatung in Baden-Württemberg und bundesweit!

Kontakt: Ihr Team Verwaltungsreform21 – Büro für   Personal- und Organisationsberatung – Kommunalberatung

Mobil: 0160/3210967 I post@verwaltungsreform21.de

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Haushaltskonsolidierung

KommunalberatungHaushaltskonsolidierung – Durchführung des Haushaltskonsolidierungsprozesses: Das Ausmaß der Einnahmeverluste und der neuen Verschuldung in vielen Kommunen nach der Corona-Krise ist und wird besorgniserregend. Insbesondere die Zunahme der Kredite zur Liquiditätssicherung sowie die vorhandenen und stärker zu erwartenden Investitionsrückstände bei der Infrastruktur werden Spuren hinterlassen.

Es geht Verwaltungsreform21 darum, Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit untrennbar in den Vordergrund der Konsolidierung zu stellen, um dabei aktuelle Fragestellungen zu lösen und wesentliche Aspekte im Zusammenhang erfolgreicher Konsolidierungsbemühungen zu stellen bzw. zu erarbeiten.

Verwaltungsreform21 führt die Haushaltskonsolidierung aus strategischem Blickwinkel.

Wir prüfen mit Ihnen die Konsolidierungsbereiche und Gestaltungsoptionen anhand unseres umfassenden Prüfkataloges.

Wir klären:

– Den Bedarf vorhandener Stellen sowie der eingesetzten Beschäftigten und Beamte (Stellenbedarf).

– Welche Mitarbeiter kurz- oder mittelfristig ausscheiden oder ihre Arbeitszeit reduzieren könnten.

– Die zu erledigenden Leistungen sowie das Aufgabenspektrum (Aufgabenkritik).

– Die Frage der Erledigung der Aufgaben in den einzelnen Organisationseinheiten und wo sie am wirtschaftlichsten wahrgenommen werden sollte (in der Kommune selbst, durch eine IKZ bzw. durch eine Privatisierung).

– Zukünftige wesentliche Politik- und Strategiefelder, um die Kommune voranzubringen.

Kontakt: Verwaltungsreform21 – Büro für Personal- und Organisationsberatung (Kommunalberatung)

Ihr Ansprechpartner: Thomas Fedrow 

Mobil: 0160/3210967 I E-Mail: post@verwaltungsreform21.de

Wir sind Ihre Kommunalberatung! Thomas Fedrow

Personalbedarf

Wir helfen, damit Sie es dann selbst können:  Örtliches Projektmanagement in komplexen Reorganisationsvorhaben (z. B. Verwaltungsreform21, Neues Steuerungsmodell). Wir schaffen das Kommunale Steuerungsmodell.

Organisationshandwerk I – Analyse und Neuausrichtung der Geschäftsprozesse (Geschäftsprozessoptimierung anhand der Abläufe, Produkte), der Stellen und der Organisation (auch Produktorientiertes Modell): Stellenbeschreibung, Personalbedarf, Personalkostencontrolling (Kosten eines Arbeitsplatzes).

Schwerpunkt der Untersuchung soll die Personalbedarfs – Ermittlung sein. Dabei soll errechnet werden, welcher objektive Personalbedarf für die wahrzunehmenden Aufgaben erforderlich ist. Dabei orientieren wir uns an der durchschnittlichen Leistungsfähigkeit eines Mitarbeiters. Die subjektive Leistungsfähigkeit der vorhandenen Mitarbeiter bleibt bei dieser Betrachtung außer Acht. Diese subjektive Einschätzung muss der jeweilige Vorgesetzte treffen können. Wir führen daher auch Führungskräfteinterviews durch. Soweit bei den örtlichen Erhebungen Verbesserungen in der Ablauforganisation bzw. in der Aufbauorganisation erkannt werden, werden diese von uns mitangesprochen. Wir denken hier insbesondere an Aufgabenüberschneidungen. Wir optimieren mit Ihnen die zukünftige Aufgabenerfüllung. Sie erhalten im Übrigen einen gutachterlichen Bericht zu allen aufgeworfenen Fragen mit Antworten und einem SOLL-IST-Vergleich und Vorschlägen zur Umsetzung.

Anerkannte Richtwerte, Kennzahlen und eigene Erfahrungswerte:  Aus einer Vielzahl von Untersuchungen kennen wir die Praxis in den Kommunalverwaltungen unterschiedlicher Größe (Gemeinden, Städte und Landratsämter) und haben eigene Erfahrungswerte und Kennzahlen erarbeitet, die wir in rund 25jähriger Tätigkeit als Organisationsberatung gesammelt haben. Wir nutzen die Erfahrung der Gemeindeprüfungsanstalten und Rechnungshöfe aus ganz Deutschland. Wichtig ist uns die örtliche Besonderheiten zu sehen und zu beachten.

Plausibilitätsprüfung: Manche Bereiche der Kommune könnten ggf. im Personalbedarf nur schwer quantifiziert werden. In dem Falle werden Plausibilitätsprüfungen durchgeführt, um so festzustellen, ob die angegebenen Prozentangaben in der Stellenbeschreibung realistisch erscheinen. Wir kennen die jährliche Arbeitszeit eines Durchschnittsbediensteten, so dass wir nachvollziehen können, ob eine Plausibilität des Arbeitsanfalles mit der Prozentbelastung vorhanden ist.